Projectleider

  • ICTU
  • Lelystad Provinciehuis
  • 24 uur per week
  • Onbekend
  • 1 september 2017 - Onbekend
  • 14 september 2017

Functieomschrijving

De Provincie Flevoland wil zijn dienstverlening digitaliseren en heeft een flinke stap te maken in de realisering daarvan. Vanaf september 2016 is een aantal verkenningen gedaan op onder meer de dienstverlening van de omgevingsdiensten en de overige provinciale dienstverlening. Deze verkenning is formeel vastgesteld en vormt de basis van vertrek van de vervolgaanpak.

Wat de transactie¬dienstverlening betreft zijn twee voorbeeldtrajecten naar voren gekomen: Subsidiering en de Natuurbeschermingswet. Tevens heeft zich een proefproject betreffende Ontgrondingen aan¬gemeld. Deze laatste betreft dienstverlening die wordt uitgevoerd door de omgevingsdienst OFGV in opdracht van de provincie. OFGV staat ook aan het begin van de realisatie van de digitalisering van de transactiedienstverlening.

Wat de digitale voorzieningen betreft, is duidelijk geworden dat de provincie een ontwikkeling moet inzetten richting een Basisvoorziening voor basisgegevens, welke op gegevensniveau het IT-fundament zal leveren voor onder andere de digitale transactiedienstverlening. Daarnaast zal deze voorziening, naar verwachting bestaande uit een of meerdere gegevensmagazijnen en een servicebus, overige processen en systemen voorzien van de juiste brongegevens (zowel data uit de basisregistraties als uit de kern-registraties van de provincie zelf).


Profiel

Project digitalisering voorbeeldtrajecten Subsidiering, Natuurbeschermingswet en proef Ontgronding

Het project realiseert de eerste stappen in het digitaliseren van de producten/processen betreffende Subsidiering en de Natuurbeschermingswet, beiden trajecten die de provincie in zijn geheel zelf uitvoert. De proef met Ontgronding betreft dienstverlening die door de omgevingsdienst wordt uitgevoerd. De provincie blijft als opdrachtgever eindverantwoordelijk voor Ontgronding. In de proef wordt nader verkend wie, de provincie of de omgevingsdienst, welk deel van de dienstverlening voor zijn rekening neemt en welke afspraken in dat verband gemaakt moeten worden.


De projectleider begeleidt de volgende stappen:

1. De invoering van het gedigitaliseerde proces via intake,( het stelsel van) E-ID en in iedere geval E-Herkenning en DigiD, Producten en Diensten Catalogus(PDC), het e-formulier en de routering intern naar betreffende applicaties(e-docs, CMS). De doorgeleiding via een routeringsinstrument(ESB)komt in een latere fase aan de orde en komt mogelijk in verkennende zin aan de orde.. Er wordt een eerste stap gezet wat zaakgericht werken betreft, een proces dat nog in de kinderschoenen staat. De start wordt gevormd door het maken van een user story als wenselijk via een animatie gevisualiseerd. Prefill van een formulier- bedrijf logt in met e-herkenning en gegevens worden voor ingevuld op het formulier - is uitgangspunt. Track en trace zal in een volgende fase worden gerealiseerd en is dus buiten scope in dit eerste traject. Er wordt vanuit een informatiearchitectuur gewerkt. Zoveel mogelijk worden vragen aan een klantgroep voorgelegd.

2. Duurzame toegankelijkheid van informatie is tegelijk met de eerste stappen in zaakgericht werken een aandachtgebied in alle drie de trajecten.

3. De user story kent een Frontoffice variant geschreven vanuit het perspectief van een klant en een back office kant die per processtap aangeeft welke informatiekundige aspecten en toepassingen aan de orde zijn. Dit om de tijdige voortdurende en complete afstemming te hebben met de businesskant en de informatiekundige aspecten van het proces.

4. De aanpak geschiedt met een team waarin vertegenwoordigd zijn de product/proceseigenaar, een business analist en mensen van de werkvloer. Zoveel als mogelijk wordt met medewerkers van de provincie gewerkt en als zij er niet zijn wordt het inwerken van medewerkers meegenomen. Voorts doorloopt de aanpak een stappenplan e-dienstverlening, dat op hoofdlijnen is beschreven en goedgekeurd.

5. Resultaten worden einde jaar opgeleverd: daartoe behoren voor de voorbeeldtrajecten een gedigitaliseerd proces met enige e-formulieren, de mogelijkheid van e-Herkenning en/of DigiD en eventueel gebruik van de Berichtenbox voor bedrijven, alsmede noties ten aanzien van vervolgstappen. Wat de proef Ontgronden betreft is het resultaat een demo omgeving die toont hoe het gedigitaliseerde proces met e-iD, e-formulier en eventueel de Berichtenbox werkt , alsmede de doorgeleiding naar en van de omgevingsdienst.


De projectleider is verantwoordelijk voor het realiseren van de volgende resultaten:

• Een user story in alle drie trajecten als volgt: De user story kent een Frontoffice variant geschreven vanuit het perspectief van een klant en een back office kant die per processtap aangeeft welke informatiekundige aspecten en toepassingen aan de orde zijn. Dit om de tijdige voortdurende en complete afstemming te hebben met zowel de businesskant als ook de informatiekundige aspecten van het proces.

• De invoering van het gedigitaliseerde proces via intake, E-Herkenning (en DigiD), Producten en Diensten Catalogus(PDC), het e-formulier en de routering intern naar betreffende applicaties(e-docs, CMS) in de voorbeeldtrajecten Subsidiëring en Natuurbeschermingswet.

• Een demo omgeving van de proef Ontgronden, met dezelfde elementen als die bij de proeftrajecten zijn benoemd, met dien verstande dat de doorroutering naar de omgevingsdienst na invulling van het e-formulier onderdeel van de demo uitmaakt. Een animatie van de demo is mogelijk onderdeel van de opdracht.

• Gebruik van de Berichtenbox voor Bedrijven is in alle trajecten een aandachtpunt waarover een gemotiveerde beslissing wordt genomen

• Prefill van een formulier- bedrijf logt in met e-herkenning en gegevens worden voor ingevuld op het formulier;

• Passende en regelmatige communicatie in de organisatie;

• Projectplan, planning, rapportages en verantwoording naar projectleider spoor 3 MAB;

Project Basisvoorziening voor basisgegevens

In dit project realiseren we de voorzieningen voor het beschikbaar maken en verwerken van benodigde basisgegevens. Het gaat daarbij met name om een of meerdere gegevens¬magazijnen en mogelijk een servicebus in combinatie met een ETL -voorziening, die in combinatie zorgdragen voor de koppeling tussen de diverse systemen onderling en met de buitenwereld. Het project omvat het functioneel ontwerp, het technisch ontwerp, de eventuele aanbesteding, de opdrachtverlening, de realisatie en de ingebruikname van de voorziening(en). Het project richt zich in eerste instantie primair op het door middel van de juiste gegevens ondersteunen van e-formulieren voor de hierboven beschreven voorbeeld-trajecten. Gezien de samenhang ligt het voor de hand om één en dezelfde projectleider voor beide projecten te hebben.


De projectleider begeleidt de volgende activiteiten:

1. Definitief samenstellen projectteam

2. Participeren in het (verder) uitwerken van de integratie-architectuur

3. Nader inventariseren en onderzoeken van in de markt beschikbare oplossingen, waarbij een sterke voorkeur uitgaat naar oplossingen die reeds bij meerdere andere provincies zijn geïmplementeerd

4. Vertalen van ‘business requirements’ (e-formulieren) naar een functioneel en een technisch ontwerp

5. Opstellen van een bestek

6. Vaststellen plafondbedrag voor de beoogde voorziening

7. Opstellen gedetailleerde projectbegroting voor 2018

8. Opstellen van de vereiste aanbestedingsdocumenten

De projectleider is verantwoordelijk voor het realiseren van de volgende resultaten:

• Een gedetailleerd ontwerp voor de beoogde IT-voorziening, bestaande uit:

o Een overzicht van business requirements op basis van ‘user stories’, uitgewerkte processen en de kennis van informatiestromen en informatiebronnen (op te stellen in het deelproject “E-formulieren”); en op basis van ervaringsgegevens uit trajecten bij andere provincies, zoals het voorinvullen van al bekende gegevens via (onder meer) de basisregistraties (en wellicht het realiseren van een track en trace oplossing)

o Een ‘solution architectuur’ als verdere uitwerking van de PSA en de data architectuur (op te stellen in het deelproject “Integratiearchitectuur Flevoland”, Weolcan);

o Een functioneel ontwerp;

o Een technisch ontwerp.

• Een gedetailleerd plan van aanpak voor de inkoop- c.q. aanbestedingsfase;

Een operationele beheerorganisatie, passend bij een SaaS-configuratie, waarmee de nieuw geïmplementeerde systemen zijn opgenomen in het IT-beheer van de provincie.

Eisen en Wensen

De projectleider werkt samen in het team en participeert regelmatig in een afstemmend overleg waarin alle disciplines die geraakt worden, de gewenste afstemming in beeld brengen en houden. De projectleider heeft de volgende persoonlijke vaardigheden:

• Resultaatgericht

• Verbinder

• Omgevingssensitief, ook in politiek gestuurde organisaties

• Ondernemend en pro-actief

• Realistisch wat mogelijkheden betreft

• Ervaring met verschillende vormen van projectmanagement

• Kennis van GDI componenten; ervaring met gebruik van die componenten strekt tot aanbeveling

• Kennis van, en bij voorkeur ervaring met de verbinding tussen business, processen en ICT in gedigitaliseerde processen en het verandervraagstuk dat zich daarbij aandient

• Kennis van en ervaring met het realiseren van gegevensinfrastructuren bij overheidsorganisaties, waarbij ervaring met geo-informatie sterk tot aanbeveling strekt

• Ervaring met het (laten) opstellen van functionele en technische specificaties, programma’s van eisen en bestekken

• Ervaring met het begeleiden van IT-aanbestedingen bij overheden


Eisen

Ruime ervaring in de combinatie van genoemde en soortgelijke vraagstukken bij overheden( > 10 jaar)