Projectsecretaris

  • ICTU
  • Den Haag
  • 24 uur per week
  • Onbekend
  • 22 mei 2017 - 31 december 2017
  • 10 mei 2017

Functieomschrijving

ICTU is een projectorganisatie – van en voor de overheid – die zich focust op verbetering van processen binnen de digitale overheid. ICTU werkt hierbij op basis van een projectovereenkomst. Het Service Centrum Management- en Projectondersteuning (PMO) van ICTU levert projectsecretarissen en projectondersteuners voor de ondersteuning van de projecten.


Projectbureau

Naast de projectleider en de projectsecretaris speelt het projectbureau een centrale rol op het gebied van projectbeheersing – het geheel van activiteiten om het opstarten, uitvoeren en afsluiten van projecten op een beheerste manier te laten verlopen. Het projectbureau bestaat uit een team van 3 secretarissen en zorgt o.a. voor:

  • ·         registratie en monitoring van projecten
  • ·         logistiek en archivering van projectovereenkomsten
  • ·         ontwikkeling en beheer van tools voor projectbeheersing
  • ·         projectsupport voor startende projecten
  • ·         projectsupport voor kleinschalige projecten

Voor het beheer van de kleine projecten binnen het projectbureau zelf, en voor de administratie van het projectbureau zelf, zijn we op zoek naar een ervaren projectsecretaris.


Projectsupport

Voor met name support voor kleinschalige projecten zijn wij op zoek naar een ervaren projectsecretaris.

Projectsupport voor kleinschalige projecten

 

Voor kleinschalige projecten kan het projectbureau  – in vervolg op de opstartfase – ook het projectsupport in de uitvoeringsfase verzorgen. Denk hierbij aan:

  • ·         beheer van de projectovereenkomst, incl. vastlegging wijzigingen
  • ·         beheren projectfinanciën, inclusief budgetbewaking en financiële jaarafsluiting
  • ·         begeleiden van inkooptrajecten, incl. beheer van inkoopovereenkomsten
  • ·         toezicht op urenregistratie
  • ·         opleveren van (financiële) rapportages
  • ·         archiveren van projectinformatie

  • Projectsupport voor startende projecten

Het projectbureau zorgt voor ondersteuning van projecten in de offertefase. En als er bij gunning van de opdracht nog geen projectsecretaris beschikbaar is, faciliteert het projectbureau ook de startfase. Denk hierbij aan:

  • ·         opstellen van de projectovereenkomst
  • ·         opzetten van de (financiële) projectadministratie
  • ·         opstarten van inkooptrajecten

Profiel

We zoeken iemand die zijn/haar sporen heeft verdiend in de rol van projectsecretaris/PMO-er, en die zich staande weet te houden in een dynamische en veeleisende multi-projectomgeving.

Als secretaris zul je meerdere projecten in je portefeuille hebben. Daarmee ben je dan ook voor meerdere projectleiders het aanspreekpunt. En deze projectleiders zullen soms tegelijkertijd iets van jou verwachten. Overzicht houden en stressbestendig zijn, zijn dus belangrijke eigenschappen.

Als secretaris bewaak je ook de gestelde richtlijnen en processen. Richting de projectleiders zal je sterk in je schoenen moeten staan om dat vast te houden, maar tegelijkertijd moet je ook flexibel blijven om daar waar nodig mee te bewegen, en na te blijven denken over de werkprocessen.

Tevens ben je als secretaris de verbindende schakel tussen het project en stafafdelingen als Inkoop, Financiën, Control, Juridische Zaken en Facilitaire Zaken. Met deze afdelingen zal veel afstemming plaatsvinden in het kader van de bedrijfsvoering binnen je projecten.


Competenties

  • ·         Klantgerichtheid
  • ·         Analyserend vermogen
  • ·         Cijfermatig inzicht
  • ·         Samenwerken
  • ·         Omgevingsbewust
  • ·         Plannen en organiseren
  • ·         Stressbestendig
  • ·         Flexibel
  • ·         Proactief

Kennis en ervaring

  • ·         HBO werk-/ denkniveau 
  • ·         PMO-Certificering (bijv. Prince2 / P3O / MSP)
  • ·         Ervaring met projectmatig werken, bij voorkeur binnen een projectorganisatie
  • ·         Ervaring als (project)secretaris/PMO-er, bij voorkeur in een multi-projectomgeving
  • ·         Ervaring met ondersteuning op inkoop
  • ·         Ervaring specifiek op gebied van budgetbeheer / monitoring budgetuitputting
  • ·         Ervaring specifiek op gebied van contractbeheer en contractueel vastleggen van wijzigingen
  • ·         Goed bekend met Exact en MS Office, met name Word en Excel

Eisen en Wensen

Eisen

  1. ·         Ten minste HBO werk/denk niveau
  2. ·         Ten minste 3 jaar werkervaring in de rol van projectsecretaris/PMO-er (of vergelijkbare rol) en dan met name op het uitvoerend niveau mbt  financieel en inkoop
  3. ·         Beschikbaar per zsm 


Wensen

  • Relevante (HBO) opleiding

  • 10%

  • ·         Opleiding op financieel/ bestuurskundig/ bedrijfskundig/ organisatiekundig gebied = 10 punten
  • ·         Opleiding op ander relevant gebied = 8 punten
  • ·         Opleiding op niet relevant gebied = 4 punten

  • Certificering Prince2/ P3O/ MSP of andere relevante PMO-certificering

  • 10%

  • ·         3 Certificeringen = 10 punten
  • ·         2 Certificeringen = 8 punten
  • ·         1 Certificering = 6 punten

  • Recente werkervaring in de rol van projectsecretaris/ PMO-er (of vergelijkbaar) (niet als inhoudelijke secretaris maar op uitvoerend vlak mbt financiën en inkoop)

  • 25%

  • ·         > 5 jaar ervaring = 10 punten
  • ·         > 3 – 5 jaar ervaring = 8 punten
  • ·         3 jaar ervaring = 6 punten

  • Aantoonbare ervaring met beheer projectfinanciën en inkoop (uitvoerend)

  • 25%

  • Beoordeling op basis van referentieprojecten, waarbij gelet wordt op aantal, duur en budgetomvang.

  • Aantoonbare ervaring met werken in een multi-projectomgeving

  • 10%

  • Beoordeling op basis van referentieprojecten, waarbij gelet wordt op aantal, duur en complexiteit.


Prijs

Gewicht prijs bij beoordeling

20%